Deelnemers Voorwaarden

Deelnemersvoorwaarden Avondvierdaagse Baarn 2025

Bepalingen SGWB Avondvierdaagse Baarn

1. Organisatie

Onder auspiciën van De Sticht Gooise Wandelsport Bond (hierna: SGWB) organiseert de Plaatselijke Regelings Commissie (hierna: PRC) in haar woonplaats de Avondvierdaagse.

2. Plaatsen & Datum van organisatie

De PRC’s organiseren de Avondvierdaagse in de plaatsen en op de datum, genoemd in het SGWB Contact, nummer 2 en verder vermeldt op de website van de SGWB alsmede op de website van de betreffende PRC.

3. Deelname

  • Deelname aan de Avondvierdaagse is mogelijk als individuele wandelaar alsmede in groepsverband. Om als groep aangemerkt te worden moet de groep minstens uit 6 personen bestaan, met inbegrip van leid(st)er. Het deelnemen door een vereniging, school, enz. met meer dan één groep is toegestaan.
  • De leid(st)er van een groep is 18 jaar of ouder.

4. Afstanden & Minimum leeftijden

Er kan worden deelgenomen aan:

  • Vier keer 5 kilometer;
  • bij een afstand van vier keer 5 kilometer  is de minimumleeftijd van deelname:
    • deelnemer(ster) wordt of is geworden 6 jaar in het organisatiejaar.
  • Voor deelnemers die in het organisatie jaar 6 jaar (vergelijkbaar groep 3) zijn of worden geldt dat slechts deelgenomen kan worden onder toezicht van ouder(s)/verzorger(s)/begeleiders

5. Inschrijfgeld

  • Het inschrijfgeld is € 8,50 voor iedere deelnemer/neemster.
    Terugbetaling van inschrijfgeld vindt, om organisatorische redenen, niet plaats. Inschrijven kan tot 1 mei via de website, met betaling via IDeal.
  • Vanaf 1 mei kan inschrijven alleen op de startlocatie op de eerste wandeldag (13 mei 2025).

6. Wijze van inschrijving, bewijs van inschrijving

De inschrijving – waartoe wordt overgegaan, nadat het inschrijfgeld is ontvangen dient als volgt te geschieden:

  • Individuele deelnemer:
    • inschrijving gaat via de website van www.avondvierdaagse-baarn.nl
    • via de website wordt het startbewijs aangeschaft en direct betaald met IDeal
  • Groepen:
    • de groepsleid(st)ers meldt zich voor inschrijving in de plaats, waar de groep aan de Avondvierdaagse wenst deel te nemen, bij het daarvoor gestelde inschrijfadres;
    • de organisatie van Avondvierdaagse Baarn maakt een startbewijs aan voor jouw groep in de ticketshop
    • leden van de vereniging / club kunnen direct hun eigen startbewijs aanschaffen en betalen met IDeal
    • de vereniging / club ontvangt een overzicht van ingeschreven in de mail

7. Inschrijfadres, Inschrijftijden, Startplaats, Starttijden

  • Online inschrijven van 1 april tot en met 30 april, het inschrijfgeld bedraagt € 8.50
  • Vanaf 1 mei zijn startbewijzen uitsluitend te koop op de startlocatie

  • Starttijd: 18.15 uur
  • Startlocatie op dinsdag en woensdag is Hoeve Ravenstein, op donderdag en vrijdag is de startlocatie de kantine van Voetbalvereniging TOV.

8. Sluiting van Inschrijving

  • De inschrijving sluit op 30 april, 23.59 uur.
  • Inschrijven aan de start is mogelijk op dinsdag 13 mei 2025.

9. Persoonlijke herinnering (medaille - cijferpin)

Deelnemers(sters) die de Avondvierdaagse gedurende vier achtereenvolgende avonden met succes hebben volbracht, ontvangen een persoonlijke herinnering. 
Bij deelname voor de 1e t/m 5e, 10e, 15e, 20e, 25e, 30e, 35e, 40e, 45e, 50e, 55e, 60e, 65e, 70e en 75e maal bestaat uit deze uit een medaille. Voor de tussenliggende malen worden cijferpins verstrekt.

10. Controlekaarten

De individuele deelnemers(sters) alsmede de leid(st)ers van de groepen, ontvangen per wandelavond een controlekaart. 

  • Aan het einde van iedere wandelavond wordt de dag controlekaart ingeleverd c.q. gewaarmerkt.
  • De leid(st)er van de groep overtuigt zich dagelijks vóór het vertrek of het aantal aangegeven deelnemers op de controlekaart overeenkomt met het werkelijke aantal deelnemers van zijn/ haar groep.
  • Een eventueel verschil dient vóór vertrek bij het startbureau gemeld te worden.

11. Verplicht is;

  • Het onvoorwaardelijk en onmiddellijk opvolgen van aanwijzingen van PRC, controleurs, verkeersregelaars en politie.
  • Deelnemers van de Avondvierdaagse lopen aan de uiterste rechterzijde van de (rij)weg. Daar waar mogelijk op het voetpad.
  • Bij groepen 1 begeleider per 6 kinderen, met een minimum van 4 begeleiders per groep.
  • Bij individuele inschrijving van een kind onder de 12 jaar, is het verplicht dat hij/zij onder begeleiding loopt van een volwassene.

12. Verboden is;

  • Het passeren binnen en buiten de bebouwde kom (voor groepen). 
  • Het dragen van kleding, insignes en (mede)voeren van vlaggen en vaandels, enz. welke uitdrukkelijk dienen ter propagering van een bepaald godsdienstig en/of staatkundig streven.
  • Het gebruik maken van muziekinstrumenten, behoudens voor militaire detachementen c.q. met toestemming van de PRC.
  • Het meedragen van voor anderen hoorbaar in werking zijnde draagbare radiotoestellen, etc.
  • Het achterlaten van spullen, lege verpakkingsmateriaal en ander afval langs de route.
  • Het nuttigen van alcoholische of verdovende middelen te tijdens het evenement
  • Het meebrengen van dieren en honden (hulphonden zijn uitgezonderd van deze bepaling)

13. Wettelijke aansprakelijkheid

ledere deelnemer(ster) aan de Avondvierdaagse is, mits voldaan aan punt 4 en 5 en hij/zij op de deelnemerslijsten voorkomt, door middel van een collectieve verzekering verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan derden.

14. Persoonsgegevens

De SGWB verwerkt persoonsgegevens van wandelaars in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De SGWB kan bij inschrijving voor deelname aan de Avondvierdaagse verschillende gegevens van haar deelnemers verwerken, waaronder persoonsgegevens zoals NAW-gegevens.
De SGWB gebruikt deze gegevens enkel voor de uitvoering en verbetering van haar dienstverlening, en deelt deze gegevens niet met derden. De SGWB draagt er zorg voor dat deze informatie goed is beveiligd.

15. Slotbepalingen

In gevallen, waarin deze bepalingen niet voorzien, beslist de PRC in overeenstemming met de reglementen, richtlijnen en bepalingen van de SGWB.

Bestuur van de Sticht Gooise Wandelsport Bond