Deelnemersvoorwaarden

Bepalingen SGWB Avondvierdaagse 2022

1. ORGANISATIE

Onder auspiciën van De Sticht Gooise Wandelsport Bond (hierna: SGWB)

organiseert de Plaatselijke Regelings Commissie (hierna: PRC) in haar woonplaats

de Avondvierdaagse.

2. PLAATSEN EN DATUM VAN ORGANISATIE

De PRC organiseert de Avondvierdaagse in de Baarn van 7 tot 10 juni, genoemd in het SGWB Contact, nummer 2 en verder vermeldt op de website van de SGWB alsmede op de website van de betreffende PRC.

3. DEELNAME

Deelname aan de Avondvierdaagse is mogelijk als individuele wandelaar alsmede in groepsverband. Om als groep aangemerkt te worden moet de groep minstens uit 6 personen bestaan, met inbegrip van leid(st)er. Het deelnemen door een vereniging, school, enz. met meer dan één groep is toegestaan.
De leid(st)er van een groep is 18 jaar of ouder.

3.A VOORWAARDEN DEELNAME

Het bestuur van de PRC Baarn is niet aansprakelijk voor schade aan personen of aan eigendommen en/of verlies van eigendommen tijdens deelname aan de avondvierdaagse

of tijdens het verblijf van personen of goederen op het terrein.
– De PCR behoudt zich het recht deelname te ontzeggen bij wangedrag.

4. AFSTANDEN / MINIMUM LEEFTIJDEN

Afhankelijk van de geboden mogelijkheid kan worden deelgenomen aan:
− 5 km*

Minimum leeftijd vereist dat de deelnemer(ster) 6 jaar wordt of is geworden in het organisatiejaar.
-10 km

Minimum leeftijd vereist dat de deelnemer(ster) 8 jaar wordt of is geworden in het organisatiejaar.

* Voor deelnemers die in het organisatie jaar 6 of 7 jaar (vergelijkbaar groep 3 en 4) zijn of worden geldt dat slechts deelgenomen kan worden:
– onder toezicht van ouder(s)/verzorger(s)/begeleiders;
– deelname in groepsverband onder leiding van leid(st)er, die tenminste 18 jaar of ouder is.
-minimaal 2 begeleiders op 30 kinderen

5. INSCHRIJFGELD

− Het inschrijfgeld bedraagt tot en met de laatste in dit boekje (zie punt 2) aangegeven (plaatselijke) inschrijfdatum € 5,50 voor iedere deelnemer/neemster.
− Terugbetaling van inschrijfgeld vindt, om organisatorische redenen, niet plaats. Groepen worden verzocht bij voorkeur door bankoverschrijving het inschrijfgeld te betalen en anders met bankbiljetten.
− Mocht er worden ingeschreven na de door de PRC gestelde datum is het bedrag van deelname € 7,50.
– Indien een deelnemer is verhinderd aan de avondvierdaagse deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd.
– Ook bij wijziging van de afstand waarvoor ingeschreven is, vindt geen restitutie van inschrijfgeld, of deel daar van, plaats.
– Indien de avondvierdaagse niet door kan gaan, vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.
– De organisatie kan besluiten de avondvierdaagse voortijdig te beëindigen, op te schorten of te neutraliseren. De organisatie kan eveneens besluiten de te lopen route of de af te leggen afstand te wijzigen. In bedoelde gevallen vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.

6. WIJZE VAN INSCHRIJVING, BEWIJS VAN INSCHRIJVING

De inschrijving – waartoe wordt overgegaan, nadat het inschrijfgeld is ontvangen dient als volgt te geschieden:
a) individuele deelnemer:
− de deelnemer schrijft zich online in of op de eerste loopdag bij het startpunt.
Hier moet de deelnemer dan zelf het inschrijfformulier invullen en de betaling ter plekken voldoen.

1. b) voor groepen:
   – de groepleid(st)ters zorgt dat de groep online of via de mail wordt aangemeld door het inschrijfformulier in te vullen en de daarbij horende kosten te voldoen. Dit dient bij online inschrijving op voorhand gedaan te worden.
   
   

7. INSCHRIJFADRES, INSCHRIJFTIJDEN, STARTPLAATS, STARTTIJDEN

Inschrijven kan online via www.avondvierdaagsebaarn.nl of via . Anders kan dit op de eerste loopdag bij het TOV kantine gebouw in Baarn. Graag tijdig langs komen om te zorgen dat we om 18.15 geheel kunnen vertrekken.

8. SLUITING VAN INSCHRIJVING

De inschrijvingen kunnen tot 1 juni gedaan worden, daarna alleen in overleg.
Op de eerste loopdag op 7 juni, kan er lokaal ingeschreven worden in de TOV kantine.

9. PERSOONLIJKE HERINNERING

Deelnemers(sters) die de Avondvierdaagse gedurende vier achtereenvolgende avonden met succes hebben volbracht, ontvangen een persoonlijke herinnering.
Bij deelname voor de 1e t/m 5e, 10e, 15e, 20e, 25e, 30e, 35e, 40e, 45e, 50e, 55e 60e, 65e, 70e en 75e maal bestaat uit deze uit een medaille. Voor de tussenliggende malen worden cijferpins verstrekt.

10.CONTROLEKAARTEN

De individuele deelnemers(sters) alsmede de leid(sters) van de groepen, ontvangen per wandelavond een controlekaart.

Dag 1 ontvangt u uw bewijs van inschrijving en uniek startnummer met de loopkaart van dag 1. Eveneens een overzicht van het aantal medailles per opgegeven loopjaar. Controleer dit en geef eventuele wijzigingen op loopdag 2 door.
Dag 2, meld u zich met bewijs van inschrijving en en uniek startnummer en ontvangt u loopkaart van dag 2
Dag 3, meld u zich met bewijs van inschrijving en en uniek startnummer en ontvangt u loopkaart van dag 3
Dag 4, meld u zich met bewijs van inschrijving en en uniek startnummer en ontvangt u loopkaart van dag 4 en alle medailles voor aanvang van de wandeling

Als u met een groep loopt;
− De leid(st)er van de groep overtuigt zich dagelijks vóór het vertrek of het aantal aangegeven deelnemers op de controlekaart overeenkomt met het werkelijke aantal deelnemers van zijn/ haar groep.
− Een eventueel verschil dient vóór vertrek bij het startbureau gemeld te worden.

11.VERPLICHT IS

Het onvoorwaardelijk en onmiddellijk opvolgen van aanwijzingen van PRC, controleurs, verkeersregelaars politie, brandweer een EHBO.
− Deelnemers van de Avondvierdaagse lopen aan de uiterste rechterzijde van de (rij)weg. Daar waar mogelijk op het voetpad.

12.VERBODEN IS

Het passeren binnen de bebouwde kom (voor groepen).
− Met meer dan drie personen, leid(st) er inbegrepen, naast elkaar te lopen.
− Het dragen van kleding, insignes en (mede)voeren van vlaggen en vaandels, enz. welke uitdrukkelijk dienen ter propagering van een bepaald godsdienstig en/of staatkundig streven.
− Het gebruik maken van muziekinstrumenten, behoudens voor militaire detachementen c.q. met toestemming van de PRC.
− het meedragen van voor anderen hoorbaar in werking zijnde draagbareradiotoestellen, etc.
– Uiting te geven aan sponsoren anders dan door de PCR Baarn aangewezen.
– Te roken in verband met brandgevaar van natuurgebieden

12. A

Algemene regels:
Om de start zo spoedig mogelijk te laten verlopen wordt je verzocht om tien minuten voor aanvang start bij de groep waar je mee loopt aanwezig te zijn.
Iedere avond wordt op een, door het bestuur bepaalde, volgorde gestart.
Zelf starten zonder aanwijzing is niet toegestaan.
Het is tijdens de tocht niet toegestaan zelfstandige drinkpunten voor groepen te organiseren.
Ouders/verzorgers zijn ten alle tijden verantwoordelijk (voor het gedrag van en) voor hun kinderen (ook als de ouders/verzorgers niet zelf meelopen).
Er mogen geen begeleiders met fietsen tussen de stoet meelopen.
Gooi afval niet op de grond maar neem het mee of doe het in het afvaltasje welke je gratis kan halen bij de start.
De Avondvierdaagse is een wandeltocht zonder wedstrijdelement.

13. WETTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID

ledere deelnemer(ster) aan de Avondvierdaagse is, mits voldaan aan punt 4 en 5 en hij/zij op de deelnemerslijsten voorkomt, door middel van een collectieve verzekering verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan derden.

14.PERSOONSGEGEVENS

– De SGWB verwerkt persoonsgegevens van wandelaars in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De SGWB kan bij inschrijving voor deelname aan de Avondvierdaagse verschillende gegevens van haar deelnemers verwerken, waaronder persoonsgegevens zoals NAW-gegevens. De SGWB gebruikt deze gegevens enkel voor de uitvoering en verbetering van haardienstverlening, en deelt deze gegevens niet met derden. De SGWB draagt er zorg voor dat deze informatie goed is beveiligd.
-Alle deelnemers van de Avondvierdaagse gaan akkoord met het gebruik van beeltenis in druk, op foto, film, video, social media, e.d. voor promotionele doeleinden van de Avondvierdaagse. Zonder daarvoor aanspraak te kunnen maken op een vergoeding.

15.SLOTBEPALING

In gevallen, waarin deze bepalingen niet voorzien, beslist de PRC in overeenstemming met de reglementen, richtlijnen en bepalingen van de SGWB.
Bestuur van de Sticht Gooise Wandelsport Bond
Goedgekeurd SGWB no. Tz AVD 2022-101.

Uitzonderingen op bovenstaande zijn enkel mogelijk na overleg met het bestuur van de PRC Baarn.

Ondergetekende ouder/verzorger/inschrijver/deelnemer verklaart hierbij kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met het feit dat deelname aan de activiteit geheel geschiedt voor “Eigen risico”. De PRC Baarn en/of haar vrijwilligers betrokken bij het evenement kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijk letsel of opgedane schade aan het eigen materieel. Voorts vrijwaart de ondergetekende de PRC Baarn en/of haar vrijwilligers voor iedere schade toegebracht aan derden door de betrokken deelnemer welke is ontstaan tijdens de deelname aan het evenement.